PROVINCE DU NOUVEAU-BRUNSWICK
MINISTÈRE DE L’APPROVISIONNEMENT ET DES SERVICES
DIRECTION CENTRALE DES ACHATS
EN VIGUEUR LE 1^er JUIN 2003
Conditions générales pour les appels d’offres en matière de biens et services

À NOTER : À compter de la date indiquée ci-dessus, les conditions générales qui suivent s’appliqueront à tous les appels d’offres en matière de biens et services publiés par la Direction centrale des achats, sauf indications contraires fournies dans les documents d'appel d'offres. Les conditions spécifiques établies dans les documents d’appel d’offres l'emportent sur les présentes conditions générales. La Direction centrale des achats est la seule à pouvoir déterminer si ces conditions sont respectées, et sa décision de rejeter une soumission pour non-respect de ces conditions est définitive.

1. Généralités

1.1 Les titres des diverses sections n’ont qu’un rôle utilitaire, et ils ne doivent pas influer sur la signification ou l’interprétation des clauses ou des conditions.
1.2 Les termes au singulier incluent le pluriel et vice versa.
1.3 Les mentions relatives à la Province, à la Direction centrale des appels d’offres, à la Direction centrale des achats et au Ministre désignent Sa Majesté la Reine du droit de la Province du Nouveau-Brunswick et ne sont utilisées qu’à des fins administratives.
1.4 « Ministre » désigne le ministre de l’Approvisionnement et des Services ou les personnes désignées par le Ministre pour agir en son nom.
1.5 Le terme « peut » désigne le caractère facultatif.
1.6 Le terme « doit » désigne le caractère obligatoire.

2. Définitions

2.1 « Soumission » désigne une offre présentée par un vendeur en réponse à un appel d’offres.
2.2 « Soumissionnaire » ou « vendeur » désigne une personne, une entreprise ou une organisation qui présente une soumission en réponse à un appel d’offres.
2.3 « Contrat » désigne tous les types d’entente, peu importe le terme utilisé, pour l’approvisionnement de biens et services.
2.4 « Préférence » désigne un avantage dans la sollicitation de soumissions ou un avantage dans l’adjudication d’un contrat à un soumissionnaire en raison de l’emplacement du soumissionnaire ou de l’origine des biens ou services achetés.
2.5 « Documents d'appel d'offres » désigne les documents fournis par le Ministre relativement à l’appel d’offres et comprend tous les addenda produits par la suite avant la clôture de l’appel d’offres.
2.6 « Appel d’offres » désigne une invitation par le Ministre à présenter une soumission.

3. Législation

3.1 Le présent appel d’offres est tenu en vertu des dispositions de la Loi sur les achats publics et de ses règlements d’application à compter de la date de lancement de l’appel d’offres. Les soumissionnaires peuvent obtenir une copie de ces documents auprès de l’Imprimeur de la Reine, province du Nouveau-Brunswick, C.P. 6000, Fredericton (N.-B.) E3B 5H1.

4. Présentation des soumissions

4.1 Les soumissions doivent être reçues au plus tard à la date et à l’heure locale indiquées dans les documents d’appel d’offres, dans la salle 205, Marysville Place, Fredericton (N.-B.). Les soumissionnaires doivent s’assurer que leur soumission est reçue à temps, peu importe la méthode utilisée pour présenter la soumission. L’horodateur de la Direction centrale des appels d’offres indiquera la date et l’heure de la réception de la soumission. Les soumissions reçues après la date et l’heure de clôture ne seront acceptées en aucune circonstance.
4.2 Les soumissions transmises par télécopieur seront acceptées, sauf si la soumission exige un dépôt de garantie, un plan ou un échantillon. La Province ne peut garantir la confidentialité des soumissions transmises par télécopieur et ne sera pas responsable de s’assurer que lesdites soumissions sont reçues et déposées dans la boîte appropriée avant la date et l’heure de clôture. Une soumission transmise par télécopieur doit être transmise au complet avant l’heure de clôture. Le vendeur qui présente une soumission par télécopieur le fait à ses propres risques.
4.3 Si les documents d'appel d'offres l’exigent, une soumission ou une partie d’une soumission peut être transmise de façon électronique, conformément aux conditions précisées dans les documents d’appel d’offres.
4.4 À moins d’être transmise de façon électronique ou par télécopieur, la soumission doit être contenue dans un paquet cacheté indiquant clairement et bien lisiblement le numéro et la date de clôture de l'appel d’offres.
4.5 Sauf indication contraire dans l’appel d’offres, le soumissionnaire doit se procurer les documents de soumission officiels en s’adressant au Réseau de possibilités d’affaires du Nouveau-Brunswick ou à un service de distribution autorisé par le ministre de l’Approvisionnement et des Services afin d’être en mesure de présenter sa soumission. Pour qu’une soumission soit acceptée, il faut qu’elle soit présentée sur des formules officielles ou que l’on puisse démontrer que les formules ont été obtenues de façon dûment autorisée.
4.6 Il faut que les formules de soumission soient signées par un représentant autorisé de l’entreprise qui présente la soumission, sinon elle ne pourra être acceptée.
4.7 Les soumissionnaires doivent s’assurer que la soumission est lisible et bien remplie. Les soumissions incomplètes ou illisibles ne seront pas acceptées.
4.8 Le nom et l’adresse du soumissionnaire doivent figurer sur la formule de soumission, et tous les renseignements exigés dans les documents d’appel d’offres doivent être fournis.
4.9 Les soumissions présentés par les vendeurs sont irrévocables, et elles doivent rester ouvertes à l’acceptation de la Direction centrale des achats pour le nombre de jours indiqué par le soumissionnaire à partir de la date et de l’heure indiquées pour la clôture de l’appel d’offres. Si le nombre de jours n’est pas indiqué, la soumission doit rester ouverte jusqu’à ce qu’une autre commande soit passée.
4.10 Le soumissionnaire reconnaît et convient que la Province ne sera aucunement responsable des coûts, des dépenses, des pertes, des dommages ou autres obligations engagées par le soumissionnaire à la suite ou en raison de la présentation de la soumission, ou encore si la soumission n’est pas acceptée ou est rejetée par la Province.

5. Prix et livraison

5.1 Tous les prix doivent être indiqués et additionnés. Les prix unitaires indiqués doivent être les prix par unité de vente mentionnés dans les documents d’appel d’offres. Et le prix additionné est celui de la quantité multipliée par le prix unitaire. Dans l’éventualité d’une erreur de calcul dans le prix additionné, on s’en tiendra au prix unitaire pour l’évaluation de la soumission et l’administration du contrat.
5.2 Sauf indication contraire dans les documents d’appel d’offres, il faut inclure le total des prix unitaires de tous les articles, en plus des frais de transport et de manutention, dans l’espace prévu sur la formule de soumission, sinon la soumission ne sera pas acceptée.
5.3 Sauf indication contraire dans les documents d'appel d'offres, tous les prix doivent être nets et doivent inclure les taxes d’accise et les droits de douane canadiens, le cas échéant.
5.4 Sauf indication contraire dans les documents d'appel d'offres, tous les prix doivent être fab destination et comprendre les frais de livraison et d’expédition. La Province n’assumera aucune responsabilité pour les biens ou services avant qu’ils ne soient livrés à la destination indiquée dans les documents d'appel d'offres. Les frais de livraison et d’expédition, s’ils sont en sus, doivent être indiqués et inclus dans le prix total de la soumission.
5.5 Les taxes de vente (TVH, TPS, TVP ou autres) ne devraient pas être incluses dans les prix unitaires, additionnés ou totaux.
5.6 Tous les prix peuvent varier en fonction de l’augmentation ou de la diminution des taxes applicables.
5.7 Sauf indication contraire dans les documents d'appel d'offres, tous les prix doivent être fermes pour la durée du contrat.
5.8 Toutes les escomptes précisées dans la soumissions doivent être sans limites.
5.9 Sauf indication contraire dans la soumission, la date de livraison sera présumée être la date précisée dans l’appel d’offres. Le temps est une condition essentielle et, lorsqu’il est précisé dans la soumission, le temps de livraison devrait être spécifique et déterminé en jours civils à partir de la date où la commande est transmise. Le fait de ne pas respecter la date d’exécution/livraison promise peut amener l’annulation de toute commande subséquente.
5.10 Si, à partir de la date de clôture de l’appel d’offres jusqu’à l’exécution ou à la dissolution d’un contrat à long terme, le vendeur offre à une tierce partie les mêmes biens ou services en quantités comparables à un prix inférieur à celui de la soumission, le prix de ces biens ou services pour la Province sera alors réduit par le vendeur jusqu’à son prix inférieur pour tous les biens ou services commandés après l'offre à la tierce partie

6. Accords interprovinciaux pour les achats publics

6.1 Les dispositions de l’Accord sur le commerce intérieur, l’Entente de l’Atlantique sur les marchés publics et l’Accord de libération des échanges du Québec et du Nouveau-Brunswick s’appliqueront comme il est prévu dans l’appel d’offres.
6.2 Pour les approvisionnements qui ne sont pas assujettis aux dispositions de l’un ou l’autre des accords commerciaux entre provinces, la province du Nouveau-Brunswick se réserve le droit d’appliquer des préférences provinciales ou régionales, de considérer le contenu local dans l’évaluation des soumissions ou encore de refuser de considérer les soumissions présentées par les vendeurs d’autres territoires lorsque l’on considère que c’est au mieux des intérêts de la Province. En déterminant le recours à ces conditions, la Province tiendra compte, entre autres facteurs, de la capacité des vendeurs du Nouveau-Brunswick d’avoir accès aux possibilités de marchés publics équivalents dans d’autres territoires et du traitement accordé par ces territoires aux soumissions présentées par les vendeurs du Nouveau-Brunswick. La Province est la seule à pouvoir déterminer si ces conditions sont appliquées et jusqu’à quel point.

7. Spécifications

7.1 Les spécifications indiquées dans l’appel d’offres sont le minimum acceptable. Les écarts par rapport aux spécifications qui sont considérées par la Direction centrale des achats comme étant de nature mineure peuvent être permis à la seule discrétion de la Direction centrale des achats.
7.2 Sauf indication contraire dans l’appel d’offres, les indications du fabricant spécifique ou encore du numéro de modèle dans les spécifications servent à établir un plan, un type de construction, une qualité, une fonctionnalité ou un niveau de rendement désiré. Si une substitution est offerte, il faut que la marque, le numéro du modèle, le numéro de nomenclature et les autres renseignements descriptifs nécessaires à l’établissement de l’équivalence soient fournis par le soumissionnaire. La Province se réserve le droit d’inspecter ou de faire l’essai de tout produit faisant l’objet de la soumission afin de déterminer l’équivalence et, sur demande, le soumissionnaire doit rendre le produit disponible pour l’inspection ou la mise à l’essai sans délai. La Province est la seule à pouvoir déterminer l’équivalence. La Province n’acceptera aucune soumission comportant des produits ou services de rechange, c’est-à-dire du matériel différent, une méthode de travail différente ou une approche différente.
7.3 Sauf indication contraire dans l’appel d’offres, tout le matériel doit être de première qualité.
7.4 Les articles usagés, de démonstration, désuets, d’occasion ou abandonnés sont inacceptables, à moins que l’appel d’offres ne le mentionne de façon spécifique.

8. Acceptation et rejet des soumissions

8.1 La Direction centrale des achats se réserve le droit d’accepter ou de refuser toute soumission et d’accepter toute partie d’une soumission qui a été jugée être au mieux des intérêts de la Province.
8.2 La Direction centrale des achats se réserve le droit de renoncer à toute condition d’ordre technique dans toute soumission lorsqu’elle juge que c’est au mieux des intérêts de la Province.
La Direction centrale des achats se réserve le droit de rejeter toute soumission présentée par tout soumissionnaire qui, d’après l’opinion raisonnable de la Direction centrale des achats, est jugé incapable de fournir la main-d’œuvre, les matériaux, l’équipement, le financement ou les ressources de gestion nécessaires afin d’exécuter le travail ou de fournir les biens d’une façon satisfaisante et en temps opportun. La décision de la Centrale des achats est définitive.
8.4 L’inobservation des conditions générales ou de toute autre modalité ou condition des documents d’appel d’offres peut entraîner le rejet de la soumission. La Direction centrale des achats est la seule à pouvoir déterminer si une soumission est rejetée ou acceptée, et la décision de rejeter une soumission est définitive.
8.5 Les écarts et exceptions par rapport aux modalités, conditions ou spécifications dans les documents d'appel d'offres doivent être entièrement décrits. Si aucun énoncé du genre n’est présenté, il est considéré que la soumission présentée doit respecter rigoureusement l’ensemble des modalités, conditions et spécifications. Toute soumission qui comporte des qualifications ou conditions qui sont contraires ou non conformes aux documents d'appel d'offres peut être rejetée à la discrétion de la Direction centrale des achats.
8.6 Toutes les soumissions deviennent la propriété de la province du Nouveau-Brunswick. En présentant une soumission, le soumissionnaire autorise la Province à distribuer, copier, imprimer ou traduire la soumission aux fins de l’appel d’offres. Toute tentative de limiter les droits du gouvernement à cet égard peut entraîner le rejet de la soumission.

9. Adjudication des contrats

9.1 Aucun contrat ne doit être accordé ni aucun paiement versé à un vendeur à moins d’avoir été autorisé par le Ministre ou les personnes désignées par lui.
9.2 Le Ministre peut accorder un contrat à un vendeur privilégié à condition qu’un contrat détaillé ait été négocié et accepté entre la Province et le vendeur. Dans ce cas, si les négociations du contrat détaillé ne sont pas terminées dans un délai raisonnable, la Province se réserve le droit d’interrompre les négociations avec le vendeur et d’entreprendre par la suite des négociations avec le vendeur privilégié suivant.
9.3 Aucun droit ni obligation, en totalité ou en partie, du vendeur en vertu du contrat accordé ne peut être attribué ou délégué sans le consentement écrit préalable de la Direction centrale des achats.

10. Annulation des appels d’offres

10.1 Les appels d’offres ou les contrats qui en résultent peuvent être annulés en totalité ou en partie ou encore un contrat peut ne pas être accordé, et ce sans pénalité, aux conditions suivantes : a) si le prix de la soumission dépasse les fonds alloués pour l’achat; b) si d’importants changements ont été apportés aux exigences à la suite du lancement de l’appel d’offres; c) si la Province a obtenu, après le lancement de l’appel d’offres, de l’information qui semble modifier de façon substantielle les conditions d’approvisionnement; d) si la concurrence est insuffisante pour fournir le niveau de service, la qualité ou le prix recherchés. Seule la Province peut juger de la situation et décider s’il y a lieu d’annuler l’appel d’offres.
10.2 Les soumissions reçues doivent respecter les conditions ou les spécifications, sans quoi elles seront rejetées. Si aucune soumission conforme n’est reçue à la suite du lancement d’un appel d’offres, la Province se réserve le droit d’entamer des négociations avec l’un ou l’autre des vendeurs afin de combler ses besoins d’approvisionnement.

11. Conditions et modalités diverses

11.1 La Province est assujettie à la Loi sur le droit à l’information et ne peut garantir la confidentialité du contenu d’une soumission une fois que le contrat final est accordé au vendeur choisi.
11.2 La Direction centrale des achats sera la seule source d’information officielle concernant cet appel d’offres, et toute information provenant d’autres sources sera considérée non officielle et pourrait être incorrecte. L’information, les offres ou engagements venant d’autres sources ne peuvent lier la Province.
11.3 Tout l’équipement électrique doit avoir reçu la certification CSA, WHPS, CUL ou ETL. La certification CGA ou UCL est acceptable pour l’équipement électrique utilisé dans les appareils ou l’équipement de chauffe.
11.4 Le vendeur garantit qu’aucun brevet, aucune marque de commerce ni aucun autre droit ne limite l’usage, la réparation ou le remplacement des biens ou services fournis, en partie ou en totalité. En présentant une soumission, le soumissionnaire indique qu’il consent à indemniser la Province de toute responsabilité à l’égard de réclamations, demandes, pertes, frais, dommages, actions, poursuites ou autres procédures faites, enregistrées ou intentées de la part de qui que ce soit du fait que l’usage, la réparation ou le remplacement du matériel constitue une violation de quelque brevet, marque de commerce ou autre droit que ce soit.
11.5 La province du Nouveau-Brunswick cherchera à acheter des produits recyclés et non dommageables pour l’environnement lorsque ce sera pratique et efficace.
11.6 La province du Nouveau-Brunswick permettra aux organismes subventionnés par le gouvernement d’acheter des biens ou services en utilisant les contrats à long terme accordés à la suite d’un appel d’offres. En présentant une soumission, le soumissionnaire indique qu’il consent à assurer les mêmes prix aux organismes subventionnés par le gouvernement conformément aux modalités et spécifications indiquées dans les documents d’appel d’offres.
11.7 Le paiement des factures est la responsabilité du Ministère à qui les biens ont été envoyés ou les services fournis.
11.8 Toutes les conditions prévues dans le présent document sont considérées comme étant incorporées dans les documents d’appel d’offres et, en présentant une soumission, le soumissionnaire indique qu’il est prêt à accepter ces conditions.