HOPITAL GENERAL DU LAKESHORE
CONDITIONS GÉNÉRALES
SECTION I - DÉFINITIONS
1. Dans le présent document on entend par:
a) Adjudicataire
Le soumissionnaire à qui un contrat est accordé.
b) Bon de commande
Le document intitulé comme tel et faisant foi de contrat entre les parties.
c) Contrat
Le document contenant l’ensemble des clauses relatives aux droits, obligations et responsabilités des parties. Il comprend entre autres l’avis d’appel d’offres, les instructions aux soumissionnaires, les conditions générales et complémentaires, les devis ainsi que tout autre document fourni au besoin par le propriétaire.
d) Équipement
L’ensemble du mobilier qui fait l’objet de cet appel de propositions.
e) Fin de la garantie d’exécution
La date de la fin du contrat.
f) Début de la garantie de l’équipement
Le début de la garantie de l’équipement survient après la date d’installation de l’équipement ou, s’il n’y a pas utilisation immédiate de l’équipement, après la date du premier usage, mais au plus tard six mois après l’installation.
g) Fin de contrat
La date d’expiration de la garantie de l’équipement.
h) Propriétaire
La personne physique ou morale à qui incombe la responsabilité d’attribuer et de conclure les contrats de fourniture et d’installation d’équipements qu’elle soit propriétaire, locataire ou occupant de l’immeuble concerné par ces équipements.
i) Représentant du propriétaire
Toute personne dûment autorisée à agir pour et au nom du propriétaire.
j) Soumissionnaire
Le fournisseur qui dépose une soumission en réponse à cet appel d’offres.
SECTION II - DISPOSITIONS GÉNÉRALES
2. Conditions générales complémentaires
Tout complément ou précision additionnelle aux conditions générales et spécifique à l’actuel projet sont contenus dans la section spécifique intitulée ´ conditions générales complémentaires ª.
3. Préséance
En cas de contradiction ou de divergence entre la soumission présentée par un fournisseur et les clauses prévues dans les documents d’appel d’offres, ces dernières auront préséance, sauf si les parties en conviennent autrement par écrit.
4. Montant du contrat
À moins d’indications contraires, le prix du contrat est en monnaie légale du Canada et est un montant forfaitaire comprenant le coût des permis, licences, redevances pour la fourniture et l’emploi de dispositifs, appareils ou procédés brevetés, frais et droits de douane, taxes applicables en vigueur, toutes les dépenses connexes nécessaires à la livraison et à l’installation des équipements ainsi que tout autre frais direct et indirect inhérent au contrat.
5. Coûts additionnels
L’adjudicataire doit assumer à ses frais tout coût additionnel engendré par toute erreur ou omission dans sa soumission et ses exigences d’installation en regard de toutes les composantes, options et accessoires additionnels requis à la rencontre des spécifications et critères de performance décrits dans sa soumission et ses exigences d’installation.
6. Assurances
L’adjudicataire doit maintenir en vigueur jusqu’à la fin du contrat sa police d’assurance responsabilité civile pour dommages corporels et matériels.
L’adjudicataire se porte garant envers le propriétaire et s’engage à l’indemniser de toute réclamation, perte, dommage, action ou autre procédure découlant de sa faute, négligence, omission ou celle de ses sous-traitants et préposés dans l’exécution du contrat.
7. Politique d’achat du Québec et ententes intergouvernementales
Dans tous les cas où la chose est possible, le propriétaire fera l’acquisition de l’équipement décrit au devis en respectant la politique d’achat du Québec et les ententes intergouvernementales en vigueur à la date de signature du contrat.
8. Échéancier
L’échéancier devra respecter les étapes suivantes:
1o signature du contrat ou du bon de commande et planification de l’agenda
2° remise des plans 2D et/ou 3D après rencontre des différents intervenants
3o livraison
4o installation
5o mise en opération
6o réception
Les dates prévues pour chacune de ces étapes seront indiquées aux conditions complémentaires et ce, à titre indicatif. Toutefois, à la signature du contrat un échéancier officiel doit être déposé, comme susmentionné.
9. Paiements
Après vérification, le propriétaire règle normalement les demandes de paiement de l’adjudicataire dans les soixante (60) jours qui suivent la réception d’une demande de paiement.
10. Prise de possession
L’hôpital Général du Lakeshore prendra possession des équipements quand le dernier paiement sera effectué.
11. Libération et substitution des garanties d’exécution
Lorsqu’une garantie d’exécution a été fournie sous forme de cautionnement, cette dernière est valable jusqu’à la fin du contrat.
Lorsqu’une garantie d’exécution est fournie sous forme de chèque visé, à l’installation elle pourra être substituée par une nouvelle garantie équivalente à 1% du montant total du contrat, cette dernière est valable jusqu’à la fin du contrat.
SECTION II- FABRICATION ET MISE EN OPÉRATION
12. Normes
L’équipement doit également être conforme à toute norme ou règlement spécifié dans le devis technique.
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13. Garanties de l’équipement
1) Durée de la garantie
Normalement, la période de garantie pour tout équipement livré et installé doit être d’une durée minimale de soixante (60) mois.
Nous suggérons aux différents soumissionnaires du présent appel d’offres de nous proposer au moins la couverture suivante:
- garantie de dix (10) ans contre tout vice de fabrication (pièces et main d’œuvre)
- garantie à vie sur la quincaillerie.
2) Début de la garantie
La période de garantie débute dès que l’installation est terminée.
Toutefois, dans le cas où l’équipement serait installé et prêt à fonctionner, mais que sa mise en opération serait retardée ou si l’installation de l’équipement n’implique pas une utilisation immédiate, à ce moment, la garantie entrera en vigueur à compter de la date du premier usage, mais au plus tard six mois après l’installation.
3) Prolongation de la garantie
Si les modalités de réception mentionnées aux conditions générales complémentaires stipulent un délai conditionnel suivant la réception et que l’adjudicataire ne peut respecter les conditions spécifiées à l’intérieur de ce délai, la garantie sera prolongée d’une durée équivalente à la période écoulée entre l’échéance du délai prévu pour la réception et le moment où sera prononcée cette réception.
4) Couverture de la garantie
L’équipement porte garantie sans condition sur tout vice de conception, de fabrication ou d’installation de l’équipement. La garantie doit couvrir les pièces, la main d’œuvre, les frais de transport, d’assurance, de déplacement et tout autre frais relatif au service, à l’entretien, à la réparation, à la modification de l’équipement, à l’exception des articles pour lesquels des conditions de garantie au prorata s’appliquent.
L’adjudicataire identifie les articles couverts sous conditions, en partie ou au prorata et précise leurs modalités d’application de la garantie.
5) Modalités de la garantie:
Les modalités d’exécution de la garantie sont précisées, soit: délais d’intervention, délais de réparation, temps mort maximum, disponibilité d’un équipement de remplacement, horaire de service, etc.
Dans l’éventualité où la garantie est assumée par un tiers, le soumissionnaire identifie l’organisation impliquée.
14. Résiliation du contrat
Le propriétaire peut, unilatéralement, résilier le contrat. Il est alors tenu de payer à l’adjudicataire en proportion du prix convenu, les frais et dépenses actuelles.
15. Collaboration
À la suite de la signature du contrat et/ou de l’envoi d’un bon de commande, l’adjudicataire s’engage à collaborer avec le propriétaire ou ses représentants lors de la phase de planification et d’aménagement des espaces où sera installé l’équipement.
À la demande du propriétaire,
l’adjudicataire sera tenu de fournir des plans 2D et/ou 3D (´ blue
print ª et/ou disquette ´ AutoCad ª de la
nouvelle bâtisse seront remis à celui-ci en temps et lieux)
montrant la disposition des équipements, les particularités
et faire approuver le tout par le propriétaire ou ses représentants.
Des pénalités seront exigées si l’adjudicataire
après plusieurs injonctions écrites persiste dans une attitude
de non-partenariataveclepropriétaire.
SECTION III - MISE EN OPÉRATION
16. Fabrication
L’adjudicataire doit aviser le propriétaire de toute modification ou substitution de l’équipement acheté avant la date de pré-installation en usine.
17. Livraison
L’envoi au propriétaire doit se faire en plusieurs livraisons ´ agenda restant à planifier conjointement à la signature du contrat ou du bon de commandeª.
Le propriétaire se réserve le droit de stipuler un délai de livraison plus long à l’émission de sa commande ou à la signature du contrat.
Si les équipements sont prêts à être livrés avant la date de livraison déterminée à l’échéancier et que le propriétaire ne peut ou ne veut recevoir cette livraison, les frais d’entreposage, s’il en est, sont à la charge de l’adjudicataire.
Si les équipements sont prêts à être livrés à la date prévue mais que les espaces de l’immeuble dédié à ces équipements ne sont pas prêts à les recevoir et ce, dans les 30 jours qui suivent la date de livraison prévue à l’échéancier, les parties devront s’entendre sur les termes et les frais conséquents à ce report d’échéancier.
18. Documentation
L’adjudicataire doit fournir avant la livraison et suivant l’agenda planifié conjointement , toute documentation pertinente, à savoir:
-
les plans 2D et/ou 3D des différents locaux pour lesquels un ameublement est requis;
-
les spécifications techniques et/ou échantillons des différents équipements afin de valider si ceux-ci sont conformes aux spectres requis dans l’appel d’offres sinon des pénalités seront appliquées;
Le propriétaire s’engage à traiter confidentiellement toute documentation reçue de l’
adjudicataire.
19. Installation
a) Installation des équipements
L’adjudicataire doit procéder à l’installation complète de l’équipement, c’est-à-dire: l’acheminement au site d’installation, l’assemblage, le montage, le nettoyage et toutes autres tâches associées.
L’alimentation électrique, les boîtes de raccords et les conduits pour les câbles d’interconnexion sont fournis par le propriétaire.
Les câbles nécessaires pour les interconnexions des différents éléments de l’équipement font partie intégrante de l’équipement.
L’adjudicataire s’engage à récupérer, à ses frais, le matériel d’emballage de l’équipement.
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b) Nettoyage et ordre
L’adjudicataire doit en tout temps tenir les lieux sécuritaires, en bon ordre, propre et libre de toute accumulation de rebuts et déchets.
c) CSST
Dans les cas de nouvelles installations, les raccords au système électromécanique seront effectués par l’entrepreneur général sous la surveillance de l’adjudicataire. Ce dernier sera donc soumis aux directives du premier dans l’application des règlements de la Loi sur la santé et de la sécurité du travail.
20. Mise en opération
L’adjudicataire doit démontrer que l’équipement rencontre les critères de performance et les spécifications décrites dans sa soumission (spectres).
21. Réception de l’équipement
La réception de l’équipement se fera au moment du premier usage suivant la mise en marche et la démonstration du fonctionnement de l’équipement, mais au plus tard six mois après l’installation. La réception doit être consignée dans un document signé conjointement par le propriétaire et l’adjudicataire.
Ce document peut, entre autres, identifier les composantes et accessoires non livrés et non installés et les parties devront s’entendre sur les termes du parachèvement du contrat.
Le propriétaire doit signaler sans délai à l’adjudicataire, toute anomalie, défectuosité ou déficience susceptible de compromettre la réception de l’équipement.
SECTION IV — PÉNALITES
22. Pénalités.
Différentes pénalités pondérées en fonction de certaines variables seront appliquées dans le cas où les recommandations et spécifications notifiées aussi bien dans l’agenda que dans l’appel d’offres ne seraient pas respectées.
Ces différentes pénalités seront donc à soustraire, si besoin est, du montant total (hors taxes) repris sur le bon de commande émis par le propriétaire.
Il est donc important pour l’adjudicataire qui sera désigné de connaître les risques encourus suite au non-respect des éléments suivants :
- non respect de la date prescrite pour la remise des plans ´ autocad ª adaptés tel qu’entendu par les deux parties à la signature du contrat :
- 1 % par jour ouvrable de retard
- retard répété dans le suivi des différents dossiers d’évaluation des besoins des utilisateurs suite à au moins 2 interpellations ou injonctions écrites :
- 10 % après 2 interpellations écrites
- non respect des différentes dates de livraison planifiées conjointement :
- 10 % par semaine de retard
- non-conformité totale ou partielle des équipements livrés par rapport aux spectres requis :
- si partielle ( au moins 10 % des équipements reçus) : retour de ceux-ci et remplacement par des équipements conformes et pénalité de 25 %;
- si totale (l’ensemble des équipements reçus) : retour de ceux-ci et remplacement par des équipements conformes et pénalité de 50 % .
SECTION V - DISPOSITION APRÈS RÉCEPTION DE L’ÉQUIPEMENT
23. Contrat de service
L’adjudicataire propose un contrat de service (si besoin est) selon les termes définis dans les conditions générales complémentaires et en précise les modalités financières.
24. Service après-vente
Modalités du service
L’adjudicataire précise les modalités du support technique après la période de garantie, soit: délais d’intervention, délais de réparation, temps mort maximum, disponibilité d’un équipement de remplacement, horaire de service, etc.
Dans l’éventualité où le service après-vente est assumé par un tiers, l’adjudicataire identifie l’organisation impliquée.
Localisation des bureaux
L’adjudicataire précise:
. la ville du dépôt des pièces le plus proche;
. la ville du bureau de service le plus proche.
25. Disponibilité des pièces
L’adjudicataire s’engage à maintenir et à rendre disponible pendant une période de dix (10) ans après la date de la commande, un inventaire de pièces et de produits requis pour maintenir l’équipement en bon état de fonctionnement.
26. Retour de l’équipement
Dans les douze (12) mois suivant la réception provisoire, le propriétaire se réserve le droit de retourner l’équipement ou toute partie de l’équipement si jugé non conforme aux critères de performance ou aux spécifications annoncées par l’adjudicataire (spectres).
Le cas échéant, l’adjudicataire peut se prévaloir d’une expertise indépendante, acceptée par les deux parties, pour l’évaluation de conformité aux critères de performance et aux spécifications annoncées (spectres).
Le retour de l’équipement se fera sans frais pour le propriétaire et, sauf entente préalable par écrit, l’adjudicataire sera tenu au remboursement complet des sommes déjà perçues pour l’équipement retourné.
27. Efficacité d’utilisation
Taux d’efficacité
À la demande du propriétaire, l’adjudicataire garantit un temps d’utilisation minimum (" up-time" ) et propose des modalités de compensation si ce temps n’est pas respecté.
CONDITIONS GÉNÉRALES COMPLÉMENTAIRES
(SPÉCIFIQUES AU PROJET)
1. Échéancier (prévision)
A planifier conjointement, dés l’envoi du contrat et/ou du bon de commande désignant l’adjudicataire.
Sous toute réserve, en ce qui concerne la phase I de l’agrandissement, il faut prévoir approximativement un délai de 6 semaines par étage à équiper en prenant en considération que l’aménagement débutera par le 5ème étage et ce à partir de Mars 2002.
2. Visite des lieux
Il est bien évident que l’adjudicataire aura tout intérêt à visiter régulièrement cette nouvelle bâtisse et ce afin de valider une multitude d’informations.
3. Contrat de service
N/A
4. Garantie de soumission
N/A
5. Garantie d’exécution
N/A