Le soumissionnaire est responsable de la réception des documents et doit s’assurer de la présence de tous les documents nécessaires à la préparation de sa soumission.

Le soumissionnaire doit prendre connaissance des présentes instructions aux soumissionnaires, des conditions générales et complémentaires ainsi que des devis techniques, s’il en est. Il doit également s’assurer de l’étendue de ses obligations. S’il décèle des erreurs, des omissions ou des contradictions dans les documents d’appel d’ offres, le soumissionnaire doit en informer immédiatement le propriétaire par écrit et ce afin de permettre l’émission d’un addenda, le cas échéant.

Il est demandé d’initialer chacune des pages du présent document afin de certifier que celles-ci auront été lues.

Il appartient au soumissionnaire de visiter les lieux afin de s’assurer que l’équipement peut être acheminé dans le local où il est destiné et à cette fin, toute visite devra être effectuée en présence ou avec l’accord d’un représentant de l’établissement. L’omission de se conformer à l’examen des lieux ne pourra être invoquée ultérieurement par un soumissionnaire pour se soustraire à toute obligation.

Toute modification apportée aux documents d’appel d’offres se fera par addenda envoyés par courrier recommandé à chacun des soumissionnaires qui se sont procurés directement, auprès du propriétaire, les documents de soumission. Tous les addenda émis doivent apparaître à la formule de soumission.

Le prix de la soumission, en monnaie légale du Canada, est fixe et doit inclure les coûts suivants:

Le propriétaire n’accepte de recevoir aucune soumission après la date et l’heure fixée dans l’appel d’offres ou, si la réception en est retardée, après celles qui sont précisées dans l’avis adressé aux soumissionnaires.

L’ouverture des soumissions doit suivre immédiatement l’heure limite fixée pour la réception des soumissions.

À l’ouverture des soumissions, la présence des documents suivants sera vérifiée:

Toute soumission qui ne rencontre pas les critères précédemment énoncés est rejetée à l’ouverture des soumissions.

Un procès verbal faisant état de ces constats et établissant la liste de tous les soumissionnaires sera dressé par la suite.

Tous les documents reçus avec la soumission font partie intégrante de cette soumission. La soumission doit être déposée dans une enveloppe cachetée portant la mention:

Les ratures ou corrections apportées aux montants de la soumission doivent être paraphées par la ou les personnes qui ont signé la soumission.

À la demande du propriétaire, le soumissionnaire fournit toute documentation additionnelle requise pour évaluer l’équipement soumissionné.

Le propriétaire s’engage à remettre au soumissionnaire ces documents additionnels mis à sa disposition durant la période d’analyse des soumissions.

Le propriétaire s’engage à traiter confidentiellement toute documentation reçue du soumissionnaire.

12. Le refus ou l’incapacité de fournir les informations,documents et pièces énumérées ci-dessous peut entraîner le rejet de la soumission:

Une attestation démontrant que le signataire des documents est dûment autorisé pour et au nom de la compagnie ou de l’entreprise soumissionnaire devra être produite.

Le soumissionnaire devra préciser le nombre d’installations des équipements dans les divers endroits (en annexe).

Le soumissionnaire fournira une liste d’établissements où un équipement semblable est en usage dans un contexte comparable, avec adresse et numéro de téléphone de l’établissement ainsi que le nom d’une personne ressource (en annexe).

À la demande du propriétaire, le soumissionnaire doit fournir une démonstration sur place ou dans un établissement où l’équipement soumissionné est en utilisation régulière dans un contexte comparable. Les modalités de la démonstration seront précisées en collaboration avec le propriétaire et les frais encourus seront négociés séparément et ne devront pas être inclus dans le prix de cette soumission.

Le soumissionnaire indiquera l’année initiale de mise en marché de l’équipement offert.

Le soumissionnaire devra respecter toute autre condition indiquée comme essentielle dans les conditions générales complémentaires.

Le propriétaire se réserve le droit d’accepter les soumissions en tout ou en partie ou de modifier au besoin les quantités inscrites au devis.

Le propriétaire ne s’engage pas à accepter la plus basse ou quelque autre des soumissions reçues.

Toute soumission est faite et acceptée sous condition d’élection de domicile dans le district judiciaire du propriétaire et toute action ou procédure résultant de l’intégration ou de l’application de la soumission devra être intentée dans ce même district judiciaire.

Une garantie d’exécution du contrat pourra être exigée à la commande ou à la signature du contrat.

Les garanties pourront être sous forme de cautionnement délivrées par une compagnie légalement habilitée à se porter caution, chacun à 20% du prix du contrat. Ces garanties pourront également être offertes sous forme de chèque visé à l’ordre du propriétaire, pour un montant équivalent à 10% du prix du contrat. Dans ce cas, le chèque sera considéré confié à la garde du propriétaire et il ne peut encaisser ou user de quelque façon, à moins que la garantie ne devienne exécutoire.

Les garanties d’exécution prendront effet au moment de la commande ou à la signature du contrat et demeureront en vigueur jusqu’à l’expiration de la garantie de l’équipement.

Le délai de livraison et la durée d’installation de l’équipement devront être mentionnés par le soumissionnaire retenu en respectant les dates de livraison mentionnées dans les conditions générales supplémentaires.

Avant l’expiration du délai de validité de la soumission, le propriétaire transmet au soumissionnaire choisi un avis écrit de signer le contrat ou émet un bon de commande.